Standard Work _ Nhầm lẫn thường gặp (p2)

Standard Work – Tiêu chuẩn Công việc- không thất bại vì mọi người cố tình phớt lờ nó.

Standard Work thường thất bại vì “công việc” chưa được hướng dẫn đúng cách.

Điều này gây ra nhiều vấn đề trong sản xuất kinh doanh: rủi ro về an toàn, chất lượng bị sai lệch, phải tái chế, hao phí, hiệu suất giảm sút, và sản xuất luôn trong tình trạng “chữa cháy”.

Tài liệu hướng dẫn (SOPs, Work Instruction) có thể đúng, phương pháp có thể đã được phê duyệt, hồ sơ đào tạo có thể đã được ký xác nhận. Nhưng tất cả những điều này đều vô nghĩa nếu các Tiêu chuẩn này chưa trở thành thói quen thực-hiện công-việc tại hiện trường (Standard Work vs. Standard Behaviours)

Tiêu chuẩn công việc (Standard Work) được xem như một nhiệm vụ, được viết thành tài liệu, được ban hành, được kiểm soát.

Hãy hình dung – Khi có tình trạng hiệu suất giảm sút, phản ứng phổ biến là gì?

📝 Các hành động phòng ngừa thường được đề cập như  –  hãy cập nhật SOP, – nhắc nhở đội nhóm, – bổ sung một bài học một điểm (OPL) – “đảm bảo mọi người tuân thủ tiêu chuẩn”.

– Điều này có thể có ích trong ngắn hạn. Nhưng nó không giải quyết được nguyên nhân gốc rễ một cách bền vững(?!).

Hãy tiếp tục đào sâu vào các nguyên nhân ẩn tàng – Các vấn đề về chuẩn hóa thường bắt nguồn từ việc hướng dẫn không đúng, thiếu sót hoặc chưa đầy đủ. Tại sao? Có thể hồ sơ đào tạo đã được ký đủ (?!), nhưng không ai xác nhận rằng người nhân viên đó có thể thực hiện công việc một cách an toàn, đúng cách và nhất quán. Khi những khoảng trống về năng lực này không được nhận diện, chúng sẽ dẫn đến sự sai lệch cách-làm (- sai trình tự, thiếu bước, sót điểm quan trọng nào đó), điều này là nguyên nhân gây ra các vấn đề.

Hãy cùng xem xét tình huống thường gặp.

Chúng tôi có quan sát thấy điều tương tự này ở một phân xưởng gần đây. Họ có một quy trình tiêu chuẩn cho một công việc rất quan trọng về chất lượng. Trên giấy tờ, mọi thứ có vẻ đã được xác định rất rõ ràng. – Có SOP – Có hồ sơ đào tạo. Quản lý đang cố gắng kiểm soát vấn đề và duy trì sản xuất kịp tiến độ. Tuy nhiên chất lượng và sản lượng hàng ngày lại không ổn định.

Ban đầu, cuộc thảo luận tập trung vào việc tuân thủ. Liệu các công nhân có làm theo đúng tiêu chuẩn không? Họ có làm tắt không?

Khi xem xét kỹ hơn, nguyên nhân sâu xa lại là sự khác biệt trong đào tạo tại hiện trường. Các tổ trưởng hướng dẫn công việc theo các cách khác nhau. Người thì chỉ nói bước thực hiện mà bỏ qua các Điểm quan trọng cần lưu ý. Người thì chỉ làm mẫu mà không kiểm tra xem người học đã hiểu chưa. Người khác lại bảo “cứ xem tôi làm rồi làm theo”.

Vấn đề không phải là thiếu tiêu chuẩn công việc.

Vấn đề là thiếu phương pháp bài bản trong hướng dẫn.

Những người hướng dẫn này không phải cẩu thả.

Đơn giản là họ chưa từng được chỉ dẫn  một phương pháp thực tiễn để đào tạo công việc cho người khác.

Làm sao để khắc phục vấn đề này?

• Standard Work – nhằm xác định công việc nên được diễn ra như thế nào là đúng.
• Job Instruction giúp người quản lý đào tạo nhân viên cách-thực-hiện công việc đúng.

Chúng ta có thể bắt đầu bằng cách quan sát kiểm tra thực tế:

🔲 Liệu họ có phân tách công việc thành các Bước quan trọng, Điểm Chính và giải thích Lý do thuyết phục không?

🔲 Họ có xác định được các Điểm Chính rõ ràng, cụ thể không?

🔲 Họ có truyền đạt các chi tiết trên một cách nhất quán, hiệu quả không?

🔲 Họ có theo sát cho đến khi nhân viên có thể làm việc ổn định mà không cần giúp đỡ không?

(Họ = người hướng dẫn)

Tuỳ theo thực tế, bạn sẽ có hành động rất cụ thể, nhằm cải thiện tình hiện tại. Ví dụ xem xét lại nội dung công việc – Bước thao tác nào thiếu/ sai?- Điểm quan trọng nào không rõ ràng/ thiếu/ quá khó – cần cải thiện? nhân viên chưa hiểu rõ phần nào khiến họ bỏ bước bất cẩn? …

Hình ảnh bên – những ai làm quản lý sản xuất sẽ thấu hiểu sự khác biệt giữa một nhân viên thực hiện thao tác “chuẩn”, máy chạy “ổn, êm”; hoặc ngược lại – tình trạng lệch, kẹt máy, phế phẩm, gián đoạn…

Đôi khi sự khác biệt này đến từ việc người vận hành hiểu và thành thạo “cách-làm” đúng đắn, chính xác, đáng tin cậy.

Khi tiếp cận sâu sát về điều gì thực-sự đang-diễn-ra tại nơi vấn-đề xảy ra, điều gì gây ra sai lệch (ổn/ không ổn), ở tầng chuẩn hoá thao-tác vận- hành ở những điểm rất quan trọng – nó sẽ giúp bạn có những hành động cụ thể, có tác động (thay vì chỉ là nhắc nhở tuân thủ chung chung). Điều này là cơ sở giúp kết quả thay đổi đáng tin cậy.

 

 

Đây chính là những nội dung TWI – Job Instruction (JI) phát huy tác dụng. Phương pháp này cung cấp một quy trình thực tế để hướng dẫn nhân viên hiệu quả. TWI JI giúp giảm sự khác biệt trong cách công việc được đào tạo và kèm dẫn hiện trường.

Job Instruction không thay thế Standard Work mà là củng cố, chuyển dịch các tài liệu (SOPs, WI, OPL) thành năng lực đội ngũ tại hiện trường.

Job Instruction giúp Tiêu chuẩn (Standard Work) trở nên-  học được, làm được và kiểm tra được trên thực tiễn hiện trường.

Xem thêm – Standard Work – Những nhầm lẫn thường gặp (phần 1)

Xem thêm – Job Instruction