Improvement Kata là gì?

Improvement Kata là một kiểu tư duy, phương-thức tư-duy cải-tiến có hệ thống, gồm những kỹ năng và năng lực, được sử dụng thường xuyên hàng ngày. Improvement Kata nhằm định hướng và dẫn dắt đội ngũ nhằm đạt được mục tiêu dài hạn của tổ chức.

Tinh thần Lean hoặc Cải tiến Liên tục luôn nhận được sự hỗ trợ lớn lao từ Lãnh đạo cấp cao. Tuy nhiên, các doanh nghiệp ngoài-Toyota (những doanh nghiệp không có các nền tảng kế-thừa như Toyota), thường gặp phải những thách thức lớn trong quá trình chuyển đổi hình thành giá trị cốt lõi của Lean thực-sự.

Tạo sao? Quá trình chuyển đổi Lean luôn tồn tại một khoảng cách lớn giữa sự dịch-chuyển thói quen tư duy quản trị hằng ngày của cấp quản lý và đội ngũ Lean. Nếu điều này không được nhận biết rõ ràng, rủi ro “Lean” chỉ gồm những chương trình cải tiến rời rạc, những hoạt động cải tiến không tự duy trì lâu dài và bền vững.

TOYOTA KATA, nghiên cứu của Mike Rother, 2009

Lean – Cải tiến liên tục

Những câu hỏi quan trọng 

IK & CK là phương thức để đạt được những mục-tiêu-khó (Thử Thách), đòi hỏi phải huy động trí tuệ tập thể của nhiều người trong tổ chức. “Mục tiêu” không chỉ đơn giản là đạt được Kết quả (What), mà còn đồng thời cải thiện cách thức vận hành (How) nhằm đạt được mục tiêu.

2 câu hỏi then chốt:

① Những thói quen quản lý ẩn tàng và tư-duy nào (*) đứng đằng sau thành công của Toyota, năng lực cải tiến liên tục và thích ứng với môi trường cạnh tranh biến động?

② Các công ty khác (ngoài-Toyota) có thể học và phát triển những thói quen và tư duy tương tự này trong tổ chức của họ như thế nào ?

(*)Phần ẩn tàng – phần khó nhìn thấy, ẩn bên dưới những gì chúng ta nhìn thấy được – chính là phương-thức suy-nghĩ và hành-động của các quản lý (và đội ngũ). Đó là “phần ẩn, khó quan sát được”, nhưng lại quyết định các kết quả hữu hình.

Đây cũng là 2 câu hỏi nền tảng của nghiên cứu của Mike Rother, tác phẩm Toyota Kata, 2009

Improvement Kata là Scientific Thinking, tạm dịch là Tư-duy Khoa-học.

IK là mô thức tư duy và là kỹ năng cần được rèn luyện thường xuyên.

Đó là mô thức tư duy và hành động có cấu trúc, Định hướng – Thực nghiệm – Suy ngẫm/Xem xét – Điều chỉnh, nhằm liên tục tìm kiếm giải-pháp phù hợp trong bối cảnh thực tế, vượt qua sự mơ-hồ và liên tục tiến gần hơn tới các Mục tiêu Chiến lược.

IK quan trọng ra sao trong bối cảnh hiện nay? Bối cảnh môi trường kinh doanh luôn thay đổi, khó dự đoán. Việc “lập kế hoạch” dần trở thành công việc dự đoán (tương tự như lập giả định). Các kinh nghiệm hoặc giải pháp trước đây có thể không còn phù hợp nữa. 

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đang lập-kế-hoạch cho những gì ở vùng bất định (vùng-khó-đoán)? Điều quan trọng là phải có năng lực nhận diện cần học điều gì và học như thế nào (What to learn and How to Learn) để phản ứng phù hợp với vùng bất định đó.

Hình mô phỏng mô thức IK – 4 bước (*)

1 – Hiểu rõ định hướng (Target)

2 – Hiểu rõ Hiện trạng (Current Condition)

3 – Thiết lập Điều-kiện Mục-tiêu (Target Condition)

4 – Thực nghiệm, vượt qua vùng-tối, dịch chuyển 2 ->3

Improvement Kata trang bị cho đội nhóm khả năng học-tập, chủ động tìm tòi, khám phá giải pháp, cải tiến có định hướng, thích nghi với bối cảnh và đạt được mục tiêu.

Bạn (Learner) sẽ cần một người huấn luyện (Coach), người sẽ hướng dẫn bạn các “chiêu thức” ban đầu, còn gọi Starter Kata. Sau đó Coach sẽ hướng dẫn bạn cách vận dụng thực tế, áp dụng các nguyên tắc IK vào những bài tập tình huống thực tế, chỉnh sữa và góp ý phản hồi trong quá trình luyện tập. Theo đó, bạn dần sẽ trở nên am hiểu thông thạo các chiêu thức, phối hợp các chiêu chức một cách uyển chuyển, hiệu quả, có kết quả.

Theo cách này, Coach dẫn dắt Learner đạt kết quả, đồng thời phát triển năng lực IK của Leaner. 

Coaching Kata và Leadership – Những thay đổi

Những gì sẽ diễn ra “ẩn” trong hoạt động quản lý hàng ngày ?

• Luôn hướng đến “nơi chúng ta muốn đến?” (mục tiêu), thay vì loanh quanh “chúng ta đang ở đâu?”
• Tồn tại khoảng trống giữa giữa “hiện tại và mục tiêu” – đó chính là “sức căng” cần thiết, “kéo” hoạt động cải tiến
• Nhận diện mục tiêu hành trình – là điều quan trọng; điều này tương tự “cột mốc kế tiếp”, không quá khó & cũng không quá dễ dàng.
• Cải tiến thực-sự sẽ diễn ra ở cấp độ quá trình và những thành viên liên quan.
• cải tiến liên tục KHÔNG PHẢI là một bước nhảy vọt thần tốc, mà là tích luỹ những nỗ lực cải tiến hàng ngày, có mục tiêu.
• Quản lý có nhiệm vụ “coaching” các thành viên (Learners), điều hướng về phía mục tiêu “nơi chúng ta muốn đến”.
• Thúc đẩy “học tập”, mở rộng hiểu biết, vượt qua vùng-chưa-biết
• “Học-Tập” – KHÔNG PHẢI là học ngẫu nhiên, mà là “học cái gì” – “học như thế nào” và để đạt được điều gì?

Và điều quan trọng nữa, khi đội nhóm đạt đến “nơi cần đến”, có nghĩa là Kết quả đi kèm với “năng lực” quá trình và năng lực của đội nhóm

IK & CK là mô thức tư duy.

“Mô hình này giúp chúng ta hiểu các nguyên tắc, khái niệm và những giải thích về cách nó hoạt động ...

Mô hình là điểm khởi đầu tốt, … nhưng hiểu mô hình thì KHÔNG thay đổi được gì” – Mike Rother

Mike Rother nhắc đi nhắc lại điều này nhiều lần trong các bài nói chuyện của ông về Improvement Kata &Coaching Kata.

Tương tự, mô hình “ngôi nhà Lean”, mô hình nó chỉ là những “khái niệm”, hình ảnh dùng để người ta giải thích về điều gì đó. Cho dù bạn dành bao nhiêu thời gian để học để hiểu mô hình, nó cũng sẽ không tạo ra thay đổi gì đáng kể cho bạn hay tổ chức.

Mô thức tư duy IK/ CK cũng vậy, chỉ có thể “thu nạp”, thành thạo và sở hữu IK thông qua quá trình rèn luyện có định hướng.

Chúng tôi tâm huyết với chương trình IK/CK (Toyota Kata), và trải nghiệm thực hành.

Các chương trình IK/CK của chúng tôi dựa trên nền tảng “thực hành”. Chúng tôi có kinh nghiệm trong thiết kế giao diện học tập, học tập trải nghiệm, vận dụng lý thuyết và nhu cầu cải tiến thực tế của đội nhóm.

Rất mong có cơ hội được trải nghiệm học tập cùng với các bạn.

(Ms) Nguyệt – 0903111853

nguyet@twivietnam.vn

#kata #improvement #coaching #leadership #scientific #thinking