Standard Work _ Nhầm lẫn thường gặp

Standard Work là một phương pháp tốt nhất hiện nay được xác định để thực hiện một công việc/công đoạn/quá trình (isixsigma.com).

Hầu hết chúng ta thường cho rằng Standard Work là những tài liệu hướng dẫn được viết ra ở dạng quy trình, SOPs, hay Work Instructions (theo hệ thống ISO). Các tài liệu này thường được lưu trữ trong những máy chủ hoặc các file tài liệu. Thực tế, các tài liệu này thường được dùng trong trường hợp nào? Cho nhân viên mới đọc trong đợt đào tạo định hướng, hoặc các đơn vị đánh giá xem xét, hoặc các đơn vị đối tác kiểm tra audit. Nhiều nơi sẽ có tình trạng Standard Work được viết ra bởi ai đó từ rất lâu và nó cứ tồn tại ở đó, và đôi khi được như một “luật lệ” để phán xét đúng/ sai (?!).

Standard Work thực sự nên được hiểu là cơ sở lý thuyết (a hypothesis – tạm dịch là ‘giả định rằng cách làm này có thể có hiệu quả’), đó là một “lý thuyết” được dùng để làm cơ sở kiểm chứng “Tính hiệu quả ra sao trong thực tế?” Mọi người có đang làm theo cùng cách làm này mọi lúc hay không?

Theo cách hiểu này, Standard Work nó tương tự như một thử nghiệm lâm sàng (trong ngành y) – được thực nghiệm theo một quy trình, cách cân nhắc, hướng xử lý/ra quyết định, hoặc một chỉ định cụ thể nào đó – mục đích là nhằm đánh giá xem cách làm này có tốt hơn cách làm cũ không? Có cách làm nào đáng tin cậy hơn không, hay cách làm cho kết quả tốt hơn không?”

Thông qua việc lặp lại cùng một cách làm sau một số lần, chúng ta thu thập kết quả đầu ra và đánh giá xem cách-làm này hiệu quả và có đáp ứng tiêu-chuẩn hay không?! Đôi lúc chúng ta cũng sẽ nhận diện những vấn đề, sai lệch, trở ngại xuất hiện trong quá trình thực hiện công việc thực tế. Việc thử nghiệm này được thực hiện càng thường xuyên, dữ liệu kết quả quá trình thu thập càng nhanh, việc theo dõi hiệu quả của cách làm mới tác động lên quá trình càng nhanh.

Nói cách khác, Standard Work chính là kiến-thức-được-tích-luỹ.

Standard Work, nó phải được ủng hộ, tôn trọng, đào tạo, thực thi nghiêm túc bởi những người có liên quan (đặc biệt cấp Quản lý, Giám sát trực tiếp thông qua các hoạt động đào tạo, Gemba Walk hiện trường). Nếu không, Standard Work không thực sự có ý nghĩa hoặc giúp ích được gì. Vì sao? Nó sẽ rơi tình trạng “cùng một công việc nhưng có nhiều cách làm?!”. Nhân viên vẫn làm theo cách riêng của họ, sai biệt vẫn sẽ xảy ra, kết quả không có gì thay đổi. Đây là phần khó và nhiều thử thách.

Standard Work có vài đặc điểm:

① Standard Work không phải là kết quả cuối cùng; nó là một phương tiện nhằm giúp tạo cơ sở cho sự ổn định, giảm sự sai biệt (tăng khả năng phát hiện sai biệt và xử lý kịp lúc).

② Standard Work nhằm lưu trữ những kinh nghiệm, những điều học tập được, tạm gọi là cách làm tốt nhất hiện tại.

③ Standard Work là cơ sở quan trọng cho quá trình cải tiến. Cơ sở này giúp tạo nền để tìm kiếm cách làm (mới) an toàn hơn, chính xác hơn, dễ dàng hơn, tránh bị trượt lại.

Lưu ý quan trọng là Standard Work nó không chỉ là sản phẩm của bộ phận kỹ thuật (design-engineering) hay cấp quản lý hay chỉ được lưu trữ dạng file.

Standard Work là một phần của quá trình vận hành (- Methods), và khuyến khích các nhân viên (trực tiếp thực hiện quá trình) xem xét và hoàn thiện nó. Theo cách này, nó sẽ khuyến khích sự tham gia, am hiểu, tuân thủ, và cải tiến của những người trực tiếp với công việc hàng ngày.

Một nhầm lẫn thường gặp là Standard Work sau khi lập thành tài liệu và được ban hành thì trở thành bất biến, không được phép thay đổi. Do đó, Standard Work trở thành một “hòn đá tảng” cản đường những sáng tạo, cải tiến, nỗ lực tìm kiếm giải pháp mới.

Chu trình PDSA (Plan – Do – Study – Act) là phương pháp nhằm thiết lập Standard Work và thực nghiệm các cải tiến để liên tục tìm kiếm cách làm tốt hơn (best practice).

Khi thiết lập Standard Work, cần lưu ý các yếu tố sau:

• tra cứu các nguồn tài liệu tham khảo, có nguồn gốc đáng rõ ràng, đáng tin cậy
• hiểu rõ tiêu chuẩn đầu vào của các nguồn cung ứng (vật tư, vật liêu)
• hiểu rõ các điều kiện / thông số vận hành thiết bị tiêu chuẩn
• đánh giá các điều kiện lưu trữ/ bố trí mặt bằng
• đảm bảo nhân viên biết cách làm đúng, nghĩa là nhân viên biết cách thực hiện công việc đúnng cách, an toàn và tận tâm. Phương pháp rất quan trọng và có ích chính là Job Instruction.

Kết thúc bài viết này, điều quan trọng cần nhớ rằng Standard Work là nền (bedrock) giúp thu thập có hệ thống những tri thức tốt nhất hiện có (best-practice), phòng tránh rủi ro trượt lùi / sai lệch / không ổn định. Tuy nhiên, cần tránh mặc định cho rằng Standard Work là tối thượng, bất biến, điều này vô tình gây ra hiệu ứng “cản đường”, rào cản những chất vấn, tìm tòi, cải tiến, thay đổi.

Standard Work là cơ sở để tiếp tục cải tiến, hướng về phía trước.

Xem thêm- Job Instruction