JI – Giá trị & Tác động
Chất lượng: Giảm tỷ lệ sai lỗi, hư hỏng, và “xử lý lại” (defects/ re-work) nhờ vào truyền-đạt phương-pháp thực hiện công việc hiệu quả và đáng tin cậy.
An toàn: Áp dụng các phương pháp an toàn nhất giúp giảm thiểu sự cố và tai nạn.
Năng suất: thông qua việc triển khai áp dụng bí quyết và cách- làm hiệu-quả từ những cá nhân có hiệu suất cao.
Thời gian đào tạo: Giảm đáng kể thời gian đào tạo nhân viên mới và đào tạo chéo.
JI – Cách thức hoạt động
Cách làm tốt nhất (best-practice) Bằng cách ghi nhận sắp xếp có logic cách-làm của những người giỏi nhất, viết thành tài liệu hướng dẫn đơn giản, ngắn gọn.
Chỉ dẫn việc (on-the-job training/ instructing) Công việc chỉ-dẫn được thực hiện theo một trình tự lặp lại, đảm bảo những thông tin quan trọng được truyền đạt một cách rõ ràng, đầy đủ và dễ tiếp thu đối với người học.
Kèm dẫn Hoạt động theo dõi và huấn luyện tại hiện trường được tiếp tục cho đến khi học viên biết cách thực hiện công việc chắc chắn .
(*) best-practice – cách làm tốt nhất, tạo ra kết quả năng suất – chất lượng cao, đáng tin cậy. Thường nó được “tích luỹ” ở dạng nghề của những thợ-giỏi. Đó còn gọi là “tri-thức” ẩn tàng.
JI – Các yếu tố cốt lõi
Phương pháp JI 4-bước: một trình tự chỉ-dẫn giúp người học tiếp thu kỹ năng một cách dễ dàng.
Bảng Phân tích Công việc (còn gọi JIBs) Tài liệu hướng dẫn ngắn gọn, cô đọng, ghi nhận cách-thực hiện thực-tế (real know-how)
Điểm Chính (Key Points): được chọn lọc và ghi nhận trong Bảng Phân tích Công việc, Key Points chính là cách những người giỏi nhất luôn đạt được kết quả trên mức thông thường.
Kế hoạch đào tạo: Giúp nhận diện các khoảng trống (skills gaps) về nhu cầu năng lực ở tương lai và hiện tại, qua đó quản lý chủ động đào tạo kịp thời, tránh ảnh hưởng đến sản xuất.
Job Instruction Quan trọng ra sao?
Đạt kết quả thông qua nhân viên
TWI có một nguyên tắc: “Quản lý đạt được kết quả thông qua con người.” Hiệu quả công việc của cấp Quản lý/ Giám sát phụ thuộc vào năng lực và động lực của đội nhóm. Điều này có nghĩa là một người quản lý chỉ có thể đạt được kết quả tốt khi đội ngũ của họ làm việc vì họ và cùng với họ. Do đó, đào tạo và phát triển năng lực cho nhân viên là một trong những trách nhiệm cốt lõi của người quản lý.
Hầu hết các Quản lý được cất nhắc vào vị trí quản lý đã từng là những nhân viên giỏi, thạo việc. Tuy nhiên, việc truyền-đạt một công việc cho người khác không chỉ cần sự thành thạo trong công việc, họ còn cần am hiểu Kiến thức chuyên môn, và Kỹ năng Chỉ dẫn Việc.
Chỉ dẫn Việc (Job Instruction) nhằm phát triển năng lực này thông qua một chương trình đào tạo được chuẩn hóa, kết hợp thực hành và huấn luyện.
Job Instruction trang bị một phương pháp đáng tin cậy gồm chuẩn bị và thực hiện đào tạo hiệu quả , giúp người học nhanh chóng nắm bắt công việc mới một cách an toàn, chính xác, tận tâm.
Đường cong học tập
Sử dụng Job Instruction, Quản lý/Giám sát có thể nhanh chóng chuyển giao những hiểu biết và kinh nghiệm tốt nhất cho học viên (cả người mới và người hiện hữu). Thông qua việc truyền đạt kỹ năng công việc một cách có cấu trúc, người quản lý có thể rút ngắn đáng kể đường cong học tập khi đội ngũ cần thực hiện các nhiệm vụ mới.
Các tổ chức áp dụng chương trình này đã ghi nhận thời gian đào tạo nhân viên mới giảm từ 50% đến 75%. Đồng thời, tỷ lệ sai lỗi, hư hỏng, hay xử-lý-lại cũng giảm rất đáng kể. Lý do? Quản lý hướng dẫn rõ ràng cách thực hiện từng công việc một cách đúng đắn.
Việc phát triển năng lực cho cấp giám sát trong việc ghi nhận cách-làm tốt-nhất (*) cho từng công việc thông qua Bảng Phân tích Công việc là yếu tố cốt lõi của chương trình JI. Thông qua việc áp dụng một cách hệ thống, các tổ chức có thể nhanh chóng nâng cao hiệu quả về an toàn, chất lượng và năng suất của toàn bộ đội ngũ.
(*) Bằng cách chắt lọc, ghi nhận kinh nghiệm của những cá nhân có chuyên môn và hiệu suất cao, sau đó nhân rộng phương pháp làm việc hiệu quả đến toàn bộ đội nhóm.
Chuẩn hóa & Gắn kết
Bằng việc duy trì tập trung vào phát triển kỹ năng công việc của đội ngũ, các Quản lý/ Giám sát không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn đảm bảo hiệu quả làm việc trở nên ổn định và nhất quán hơn.
Việc chuẩn hóa phương pháp làm việc thông qua Chỉ dẫn Việc (Job Instruction) giúp tạo ra kết quả ổn định, đáng tin cậy. Các sự vụ về an toàn được giảm đáng kể, đồng thời chất lượng và mức độ dịch vụ được duy trì ở mức cao một cách nhất quán.
Bên cạnh việc giúp toàn bộ bộ phận làm việc hiệu quả hơn thông qua cách làm “thông minh hơn”, Job Instruction còn mang lại những lợi ích gián tiếp, gồm giảm tỷ lệ nghỉ việc và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
Khi giúp mỗi cá nhân thực hiện tốt công việc của mình, Job Instruction góp phần quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc gắn kết, tích cực, cũng như củng cố mối quan hệ hợp tác giữa đội ngũ và người quản lý.
TWI JI – Chỉ dẫn việc là phương pháp nhằm hướng dẫn một người ghi nhớ cách thực hiện một công việc chính xác, an toàn, tận tâm.
Job Instruction – 3 công cụ
Job Instruction là một năng lực nền tảng của Quản lý hiện trường (Frontline leaders)
thông qua việc đào tạo hiệu quả và chuẩn hóa phương pháp làm việc.
⠀
TWI Job Instruction bao gồm ba yếu tố cốt lõi:
Bảng Phân tích Công việc (JIBs)
Đào tạo hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng.
Trước khi thực hiện đào tạo, người quản lý cần suy xét cẩn trọng về việc mình sẽ nói gì, nói như thế nào và nói vào thời điểm nào khi trực tiếp hướng dẫn công việc cho nhân viên.
Kế hoạch này được ghi lại trong Bảng Phân tích Công việc, bao gồm ba phần: (1) Các Bước công việc quan trọng; (2) Các Điểm chính; (3) Lý do của các Điểm chính;
Trong đó, yếu tố quan trọng nhất chính là các Điểm chính, vì đó chính là cách-thực-hiện công việc an toàn, chính xác và hiệu quả.
Khi học và làm được đầy đủ các Điểm chính này, học viên sẽ hoàn thành công việc một cách chính xác, đáng tin cậy mọi lần.
Phương pháp Chỉ dẫn JI 4-bước
Sau khi người quản lý đã xác định cách làm tốt nhất cho công việc thông qua Bảng Phân tích Công việc, việc tiếp theo là truyền đạt lại theo một cách có bài bản và đáng tin cậy. Đây chính là phần quan trọng Phương pháp 4 bước.
Phương pháp này quy định rõ trình tự của một buổi đào tạo kỹ năng hiệu quả, từng bước một:
Bước ① Người hướng dẫn đảm bảo người học trong tâm thế thoải mái, sẵn sàng cho việc học.
Bước ② Người hướng dẫn thực hiện công việc, đồng thời vừa làm vừa giải thích các Bước Quan trọng, Điểm chính và Lý do.
Bước ③ Người hướng dẫn cho học viên làm thử và kiểm tra để đảm bảo người học hiểu đầy đủ và có thể thực hiện công việc một cách chính xác.
Bước ④ Người hướng dẫn kèm dẫn và hỗ trợ, học viên dần hình thành kỹ năng thuần thục và tính độc lập trong công việc.
Kế hoạch đào tạo
“Đào tạo” cần được thực hiện có kế hoạch, không phải ngẫu nhiên hay tuỳ hứng.
Quản lý cần chủ động xem xét nhu cầu đào tạo hiện tại, đồng thời dự đoán các nhu cầu trong tương lai để xử lý sớm, trước khi chúng trở nên cấp bách hoặc ảnh hưởng đến hiệu suất.
Thông qua việc thường xuyên rà soát và cập nhật kế hoạch đào tạo,
- nhận diện các khoảng thiếu hụt kỹ năng hiện tại, tình hình về an toàn, chất lượng và năng suất, nhận diện nhu cầu đào tạo
- xem xét các thay đổi sắp tới trong đội nhóm, quy trình, phương pháp, áp lực đơn hàng,.. để có sự chuẩn bị trước.
Khi các khoảng trống kỹ năng đã được xác định, kế hoạch đào tạo trực quan giúp việc sắp xếp lịch đào tạo và theo dõi trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
Key Points- Điểm Chính là nơi tạo ra khác biệt,
nắm bắt những tri thức chuyên sâu, học cách làm mà những người giỏi nhất luôn hoàn thành công việc.
Chúng tôi tâm huyết với chương trình của TWI, với hơn 10+ năm kinh nghiệm thực địa hiện trường.
Các chương trình của chúng tôi dựa trên nền tảng “học và thực hành“. Chúng tôi có kinh nghiệm trong thiết kế giao diện học tập, học tập chủ động, vận dụng lý thuyết vào giải quyết vấn đề thực tế, và mục tiêu cải tiến của doanh nghiệp.
Rất mong có cơ hội được trải nghiệm học tập cùng với các bạn.
(Ms) Nguyệt – 0903111853
Nếu Học viên chưa làm được việc,
Người hướng dẫn chưa hoàn thành nhiệm vụ
#instructing #on-the-job training #on-the-job coaching #hands-on
