Việc gắn kết đội ngũ quản lý trực tiếp (Frontline – Leaders) tham gia vào hoạt động cải tiến liên tục, điều này giúp khai thác tiềm năng tri-thức sâu sắc và đảm bảo các thay đổi được duy trì bền vững. Thực trạng thường gặp là các “hệ thống đề xuất ý tưởng”  truyền thống thường mang tính rời rạc, thiếu liên kết và không mang lại kết quả như kỳ vọng. Điều này đòi hỏi một phương pháp tiếp cận có hệ thống nhằm tạo ra mức độ gắn kết và tác động ổn định.

TWI Job Methods cung cấp một ngôn ngữ chung và một phương thức cải tiến học tập được, cho phép cấp Quản lý và đội nhóm phối hợp chặt chẽ trong việc cải tiến các quy trình và phương pháp làm việc tại hiện trường.

Job Methods thúc đẩy năng lực tư-duy và đề xuất nhiều ý tưởng cải tiến hơn trong thời gian ngắn hơn so với các phương pháp khác. Đồng thời, các ý tưởng xuất phát trực tiếp từ những người trực tiếp hiện trường, do đó việc triển khai và duy trì thay đổi hiệu quả và bền vững hơn.

Job Methods đặc biệt rất phù hợp với các hoạt động cải tiến theo tinh thần Kaizen. Các thành viên bắt đầu tìm hiểu phương pháp hiện tại, rà soát lại các chi tiết, bao gồm cả những chi tiết trước đây thường không được quan tâm hay xem như điều hiển nhiên.

Kế tiếp, bộ 6 Câu hỏi chất vấn được áp dụng nhằm nhận diện các cơ hội cần xem xét cải tiến trong phương pháp hiện tại.

Thông qua việc phân tích và chất vấn, một phương pháp mới được thiết kế theo hướng đơn giản hơn, an toàn hơn và yêu cầu ít nỗ lực cũng như mức độ tập trung.

Kết quả là giảm thiểu rủi ro an toàn, hạn chế sai sót và kết quả quá trình, hiệu suất ổn định hơn, dễ kiểm soát hơn.

Mục tiêu cốt lõi của Job Methods là sản xuất được sản phẩm (dịch vụ) đạt chất lượng với số lượng nhiều hơn trong ít thời gian hơn bằng cách sử dụng hiệu quả hơn nguồn lực lao động, thiết bị, nguyên vật liệu có sẵn.

Thông qua việc chất vấn xuyên suốt từng chi tiết trong phương pháp làm việc hiện tại, họ có thể nhận diện các cơ hội cải tiến đáng kể. Nhiều hoạt động không- tạo-giá-trị như di chuyển, chờ đợi, do dự, tìm kiếm hoặc tái-xử lý lại có thể được giảm thiểu thông qua việc điều chỉnh bố trí mặt bằng, hoặc thay đổi phương pháp hoặc trình tự công việc.

Bằng cách áp dụng các nguyên tắc loại bỏ, kết hợp, sắp xếp lại và đơn giản hóa cho phép giảm thiểu tải lượng công việc, nâng tỷ lệ đúng ngay từ đầu và cải thiện dòng chảy vật tư/ sản phẩm/ con người, từ đó nâng cao năng suất một cách bền vững.

Job Methods là một cách tiếp cận có cấu trúc và rất chi tiết nhằm cải thiện phương pháp thực hiện công việc. JM yêu cầu ghi nhận toàn bộ các khía cạnh của công việc ở mức độ chi tiết cao, nhằm xem xét và chất vấn mỗi chi tiết sau đó.

Cách tiếp cận này nhằm không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào, không bỏ qua bất kỳ ý tưởng nào và không coi bất kỳ yếu tố nào là điều hiển nhiên.

Job Breakdown Sheet  được thiết kế tương ứng với JM-4 bước, bao gồm các nội dung sau:

① Chi tiết phương pháp;

② Quan sát chi tiết;

③ Khởi phát Ý tưởng cải tiến;

④ Đề xuất Phương pháp mới;

Bảng này ghi nhận các dữ kiện trực quan, logic (nhìn thấy được, giải thích được), giúp các thành viên đội nhóm dễ dàng tham gia đóng góp ý kiến.

Ngoài ra, Job Breakdown Sheet gồm các thông tin thời gian – khoảng cách, giúp tăng mức độ chi tiết và tính chặt chẽ trong phân tích hiện trạng. Điều này khiến Job Breakdown Sheet linh hoạt và phù hợp với nhiều hoạt động Kaizen.

Tương tự các chương trình phát triển kỹ năng khác trong TWI, Job Methods (Kỹ năng Cải tiến Phương pháp Làm việc) áp dụng một quy trình 4 bước, được tóm lược trên “thẻ bỏ túi” để người quản lý có thể sử dụng bất cứ khi nào cần. Điều này giúp đảm bảo rằng mỗi khi có nhu cầu cải tiến, người quản lý luôn áp dụng một quy trình cải tiến nhất quán, từ đó dần hình thành phản xạ và thói quen trong thực tiễn.

Job Methods bắt đầu bằng việc quan sát cẩn trọng phương pháp hiện tại (current-method) và các khó khăn liên quan tại hiện trường. Tất cả các chi tiết quan sát được ghi nhận đầy đủ, sau đó được phân tích và chất vấn một cách có hệ thống nhằm tạo ra nhiều ý tưởng đơn giản hóa và cải tiến.

Thông qua việc tập trung vào từng chi tiết của phương pháp – bao gồm từng thao tác của người thực hiện – người quản lý nhận diện các điểm chưa hiệu quả, các nỗ lực không cần thiết và những công việc không tạo giá trị.

Trên cơ sở đó, đề xuất một phương-pháp-mới (new-methods) an toàn hơn, đơn giản hơn và hiệu quả hơn. Sau đó, triển khai thử nghiệm, hoàn thiện cùng đội ngũ trước khi đưa vào áp dụng trong thực tế nhanh chóng.

Job Methods được thiết kế nhằm giúp các nguyên lý thiết-kế kỹ thuật công nghiệp trở nên dễ tiếp cận với các Quản lý trực tiếp, đồng thời vẫn đảm bảo tính chặt chẽ và hiệu quả trong triển khai.

Các nguyên tắc đơn giản hóa nhằm thiết kế nơi làm việc, bố trí mặt bằng, phương tiện vận chuyển và công cụ theo hướng giảm mệt mỏi, tăng độ tin cậy và dễ thực hiện hơn.

Các nguyên tắc đơn giản hóa được xây dựng dựa trên những khái niệm và nguyên lý đã được thực chứng, bao gồm tư thế chuyển động, trực quan hóa và ngăn ngừa sai lỗi. Những nguyên tắc này giải thích rõ ràng rằng thiết kế phương pháp cần tư duy ra sao, cách nào để đạt được — với mức đầu tư thấp hoặc gần như không cần đầu tư gì cả. Nói cách khác, điều này hoàn toàn khả thi đối với các cấp Quản lý hiện trường.

Mặc dù các nguyên tắc này không mới đối với các chuyên gia Lean hay các chuyên gia Cải tiến Kaizen; giá trị thực sự của chúng được phát huy khi được áp dụng thực tiễn bởi các cấp Quản lý hiện trường, từ đó tạo ra tác động cải tiến rõ rệt và bền vững.

Phát huy kỹ năng và thái độ chất vấn là điều then chốt trong cải tiến

Chất vấn từng chi tiết – mỗi chi tiết của phương pháp thực hiện công việc hiện tại.

Chúng tôi tâm huyết với chương trình của TWI, với hơn 10+ năm kinh nghiệm thực địa hiện trường.

Các chương trình của chúng tôi dựa trên nền tảng “học và thực hành“. Chúng tôi có kinh nghiệm trong thiết kế giao diện học tập, học tập chủ động, vận dụng lý thuyết vào giải quyết vấn đề thực tế, và mục tiêu cải tiến của doanh nghiệp.

Rất mong có cơ hội được trải nghiệm học tập cùng với các bạn.

(Ms) Nguyệt – 0903111853

nguyet@twivietnam.vn

#improving #methods #ECRS #better-way