Standard Work _ Tiêu chuẩn công việc

Standard Work - tạm dịch Tiêu Chuẩn Công Việc. Từ Standard Work có nhiều định nghĩa khác nhau, và đôi khi được hiểu không giống nhau.

Standard Work - là một phương pháp tốt nhất hiện nay được xác định để thực hiện một công việc/ công đoạn/ quá trình.

(nguồn isixsigma.com).

Standard Work là động từ - không phải là danh từ.

(Standard Work is a verb, and not a noun)

Đây là điều bà Martha Purrier (tác giả Getting to Standard Work in Healthcare), bà đã lặp lại câu nói này nhiều hơn một lần trong buổi hội thảo chuyên đề về Quản lý Chất lượng Bệnh Viện tổ chức tại BV Từ Dũ năm 2014.

Hầu hết chúng ta thường cho rằng Standard Work là những tài liệu hướng dẫn được viết ra ở dạng qui trình, SOPs, hay Work Instructions (theo hệ thống ISO). Các tài liệu này thường được lưu trữ trong những server máy tính hoặc các file tài liệu. Thực tế, các tài liệu này thường được dùng trong trường hợp nào? cho nhân viên mới đọc trong đợt đào tạo định hướng, hoặc các đơn vị đánh giá xem xét, hoặc các đơn vị đối tác kiểm tra audit. Nhiều nơi sẽ có tình trạng Standard Work viết ra bởi ai đó từ rất lâu và nó cứ tồn tại ở đó.

Standard Work thực sự nên được hiểu là  cơ sở lý thuyết (a hypothesis) (tạm dịch = giả định rằng cách làm này có thể có hiệu quả), đó là một "lý thuyết" được dùng để làm cơ sở kiểm chứng xem tính hiệu quả ra sao? mọi người có đang làm theo cùng cách làm này mọi lúc hay không?

Theo cách hiểu này, Standard Work nó tương tự như một thử nghiệm lâm sàng (trong ngành y) - được thực nghiệm theo một qui trình, cách cân nhắc, hướng xử lý/ ra quyết định, hoặc một chỉ định cụ thể nào đó - mục đích là nhằm đánh giá xem cách làm này có tốt hơn cách làm cũ không? (a new way is better or not?). 

Thông qua việc lặp lại cùng một cách làm sau một số lần, chúng ta thu thập kết quả đầu ra và đánh giá xem có đáp ứng tiêu chuẩn hay không?! Đôi lúc chúng ta cũng sẽ nhận diện những vấn đề, sai lệch, trở ngại xuất hiện trong quá trình thực hiện công việc thực tế. Việc thử nghiệm này thực hiện càng thường xuyên, dữ liệu kết quả quá trình thu thập càng nhanh, việc theo dõi hiệu quả của cách làm mới tác động lên quá trình càng nhanh. 

Standard Work, nó phải được ủng hộ, tôn trọng, đào tạo, thực thi nghiêm túc bởi những người có liên quan (đặc biệt cấp Quản lý, Giám sát trực tiếp thông qua các hoat động đào tạo, gemba walk hiện trường). Nếu không, Standard Work không thực sự có ý nghĩa hoặc giúp ích được gì. Vì sao? Nhân viên vẫn làm theo cách riêng của họ, sai biệt vẫn sẽ xảy ra, kết quả không có gì thay đổi. Đây là phần khó và nhiều thử thách. 

Standard Work có vài đặc điểm:

1) Standard Work không phải là kết quả cuối cùng, nó là một phương tiện nhằm giúp tạo cơ sở sự ổn định, giảm sự sai biệt (tăng khả năng phát hiện sai biệt và xử lý kịp lúc). 

2) Standard Work nhằm lưu trữ những kinh nghiệm, học tập được, tạm gọi cách-làm-tốt-nhất-hiện tại.

3) Standard Work là cơ sở quan trọng quá trình cải tiến. Cơ sở này giúp tạo nền tìm kiếm cách làm (mới) an toàn hơn, chính xác hơn, dễ dàng hơn, tránh bị trượt lại.

Có một lưu ý quan trọng là Standard Work nó không chỉ là sản phẩm của engineering hay cấp quản lý, hay chỏ được lưu trữ dạng file,

Standard Work là một phần của quá trình vận hành, và khuyến khích các nhân viên tha, gai vào quá trình. Theo cách này, nó sẽ khuyến khích sự tham gia, am hiểu, tuân thủ, và cải tiến của những người trực tiếp với công việc hàng ngày.

Một nhầm lẫn thường gặp là Standard Work sau khi lập thành tài liệu và được ban hành, là bất biến, không được phép thay đổi (?!). Do đó, Standard Work nó trở thành một hòn đá tảng cản đường những sáng tạo, cải tiến, nỗ lực tìm kiếm giải pháp mới.

Chu trình PDSA (Plan - Do - Study - Act) - là phương pháp nhằm thiết lập Standard Work và thực nghiệm các cải tiến để liên tục tìm kiếm cách làm tốt hơn (better best-practice).

Khi thiết lập Standard Work, cần lưu ý các yếu tố sau:

• tra cứu các nguồn tài liệu tham khảo, có nguồn gốc đáng rõ ràng, đáng tin cậy
• hiểu rõ tiêu chuẩn đầu vào của các nguồn cung ứng (vật tư, vật liêu)
• hiểu rõ các điều kiện / thông số vận hành thiết bị tiêu chuẩn
• đánh giá các điều kiện lưu trữ/ bố trí mặt bằng
• đảm bảo nhân viên biết cách làm đúng - Phương pháp rất quan trọng và có ích chính là Job Instruction (nhân viên biết cách thực hiện công việc đúnng cách, an toàn và tận tâm) - link Job Instruction

Kết thúc bài viết này, điều quan trọng cần nhớ rằng Standard Work là nền (bedrock) giúp thu thập có hệ thống những tri thức tốt nhất hiện có (best-practice), tránh tình trạng trượt lùi / sai lệch / không ổn định. Tuy nhiên, cần tránh tình trạng mặc định cho rằng Standard Work là tối thượng, bất biến, điều này vô tình gây ra hiệu ứng "cản đường", rào chặn những chất vấn, tìm tòi, cải tiến, thay đổi.

Standard Work là cơ sở để tiếp tục cải tiến, hướng về phía trước.

Hình ảnh, nguồn www.deming.org

Nếu các bạn quan tâm sâu hơn về chuyên đề Work Standards, Standard Work, Standardization, liên hệ với chúng tôi.