Job Relations - Nền tảng Quan hệ Công việc

Ở trung tâm của mọi hệ thống sản xuất hay cung cấp dịch vụ, là con người, tất cả các cấp. Cho dù mô hình vận hành là tự động hoá thấp hay cao, hệ thống chính sách/ qui trình được xây dựng nhiều ra sao, luôn có “con người” hiện diện trong guồng vận hành này, nó ở vị trí trung tâm, yếu tố làm cho guồng máy này được vận hành.

Nếu doanh nghiệp mong muốn đạt kết quả và tốt hơn nữa, điều đó có nghĩa là đội ngũ quản lý các cấp, giám sát đội nhóm cần phải nhận thức và hiểu về yếu tố con người trong hoạt động của họ. Bằng cách này doanh nghiệp sẽ có cơ hội tốt nhất để thành công trong hoạt động kinh doanh, phát triển, và năng lực cạnh tranh.

Rất nhiều tổ chức hiểu rằng luôn tồn tại phần con người trong bất kỳ hệ thống vận hành nào, và cần thiết cải tiến chúng. Tuy nhiêu rất ít người biết họ thực sự cần làm gì để xây dựng yếu tố con người này. 

Sự tin cậy, tôn trọng, hợp tác lẫn nhau, phản hồi hiệu quả,... đây là những kết quả mà bạn thu được sau khi đã làm điều gì đó đúng đắn, có ý nghĩa, thường xuyên với ai đó. Bất kỳ người quản lý nào cũng sẽ đồng ý rằng đây chính là những điều họ luôn muốn có được trong đội nhóm họ quản lý. Tại sao? Vì nó giúp cho người quản lý đạt được Kết quả công việc.

Bên dưới là những nguyên tắc cốt lõi trong quan hệ công việc (Job Relations). Những nguyên tắc này đã được chứng minh trường tồn qua nhiều năm tháng, nhiều nền văn hoá, nhiều nền công nghiệp và dịch vụ.

Chúng tôi gọi nó là "nền tảng", hay còn hơn thế nữa, đó là những nguyên tắc hành xử cốt lõi. Nếu bạn hiểu và sử dụng những điều này thường xuyên, có ý nghĩa, và có mục tiêu, nó sẽ giúp cho các mối quan hệ được cải thiện, gia cố. Bạn sẽ thiết lập được môi trường làm việc tin cậy, tôn trọng lẫn nhau và cùng nhau đạt được mục tiêu.

– Cho mỗi Nhân viên biết Anh/Chị ấy tiến bộ ra sao. Điều này nó không phải là những đánh giá cuối kỳ, hay xem xét đánh giá mỗi cuối năm.

Chúng ta có khuynh hướng cho-rằng nhân viên họ sẽ tự tìm cách hoàn thành công việc, và đó là lý do họ được trả lương. Kết quả là đôi khi chúng ta sẽ thất vọng vì kết quả không đạt được mong đợi, và có những đợt đánh giá cuối năm khó khăn. Khi bạn phải ghi nhận ai đó không đạt, điều này thường khó khăn hơn bạn tưởng. Nhân viên họ đi làm, ngoài lương, họ cần được "tiếp nhận", trở thành một phần quan trọng trong tổ chức, và được phản hồi về kết quả công việc và sự tiến bộ của họ, một cách thường xuyên. 

Điều này bao gồm việc người quản lý cần làm rõ những gì mong đợi, và cung cấp hỗ trợ cần thiết cho nhân viên cách làm hiệu quả. Ví dụ như khi  giao nhiệm vụ nào đó, bạn cần làm rõ bạn mong đợi những kết quả gì, hoặc bạn có thể trao đổi thêm cùng và xem xét những hỗ trợ nguồn lực cần thiết. Nếu mong đợi càng rõ ràng, nhân viên họ sẽ càng có nhiều khả năng đáp ứng được mong đợi.

Bạn cần có những phản hồi thường xuyên về kết quả công việc của họ, gồm cả khi họ hoàn thành nhiệm vụ hoặc khi kết quả không đạt như kỳ vọng. Kênh trao đổi này nó quan trọng với nhân viênn, họ hiểu rằng đóng góp của họ trong công việc hàng ngày, hằng ca là có ý nghĩa với bạn và với bộ phận.

– Khen ngợi Đúng lúc. Chúng ta đều có nhu cầu được tôn trọng và ghi nhận những nỗ lực cá nhân khi bạn đang cố gắng đóng góp cho điều gì đó. Chúng ta thường có xu hướng xem nhẹ những đóng góp nhỏ hàng ngày, hoặc chỉ khen ngợi những thành tựu to lớn hoặc những báo cáo kết quả cuối kỳ. Đôi khi, quản lý cho rằng mình quá bận để nói lời cảm ơn hoặc ghi nhận nỗ lực của họ.

Người quản lý cần nhận diện những đóng góp, những hành vi đúng đắn, những nỗ lực bền bỉ. Và cần thể hiện sự cảm ơn đủ sớm. Khi bạn nói "cảm ơn vì ... hành động .... đã giúp chúng ta ... ", điều này sẽ gửi một thông điệp rằng bạn tôn trọng những giá trị đóng góp của họ, và bạn khuyến khích những hành vi đúng đắn và mong muốn nó được diễn ra nhiều hơn nữa.

– Cho mọi người biết trước về Những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến họ. Luôn có những yêu cầu thay đổi xảy ra hàng ngày, ở bất  kỳ nơi nào, bao gồm những thay đổi lớn và những thay đổi nhỏ. Ví dụ như một yêu cầu tiêu chuẩn mới của khách hàng, hay một điều chỉnh về qui trình an toàn thực hiện công việc. Những thay đổi này sẽ có ảnh hưởng lên người nhân viên. Hầu hết mỗi chúng ta đều không thích thay đổi, dù chúng ta nói về thay đổi như một sự tất yếu hàng ngày.

Người quản lý cần trao đổi với nhân viên về các thay đổi, giải thích lý do yêu cầu của thay đổi, hỏi cảm nhận cá nhân của họ liên quan đến các thay đổi này, và làm việc cùng để họ chấp nhận sự thay đổi.

Ai cũng muốn được người khác "quan tâm" đến những cảm nhận, quan điểm cá nhân. Nhân viên họ cũng vậy. Khi bạn lắng nghe cảm nhận, ý kiến của họ, thường họ sẽ có xu hướng lắng nghe bạn, chấp nhận và hợp tác cùng.

– Sử dụng tốt nhất khả năng của từng người. Hầu hết ai cũng muốn được phát huy thế mạnh, và phát triển tiềm năng của họ. Bản thân chúng ta cũng vậy. Người quản lý cần nhìn nhận những thế mạnh, tạo cơ hội để họ được phát huy khả năng và phát triển.

Các nền tảng này cần dựa trên nhận thức đúng đắn về con người - "Mỗi chúng ta đều khác biệt". Chúng ta khác nhau về tôn giáo, gia đình, nền tảng học vấn, công việc, sở thích cá nhân. Chúng ta cần tôn trọng sự khác biệt này!

Có một lưu ý nữa, là hầu hết chúng ta đều có xu hướng (thói quen) "chỉ trích", đổ lỗi, phán xét người khác. Thói quen này nó có trong mỗi chúng ta. Đây là một trong những phần quan trọng về nhận thức và cần thực hành để thay đổi.

Nếu kết quả không đạt, quản lý thường hay rơi bẫy "chỉ trích", ví dụ nhân viên làm sai, nhân viên không hợp tác, nhận thức kém... Những "chỉ trích" này sẽ giúp người quản lý xoa dịu tạm thời những thất vọng, và ... gây nghiện. Tuy nhiên nó không giúp bạn giải quyết được vấn đề.

Ngược lại, nếu bạn chọn đây là "trách nhiệm" tôi cần giải quyết, khi ấy bạn sẽ muốn nhìn sâu hơn vào vấn đề, tìm hiểu nguyên nhân ẩn tàng. Điều này nó cho bạn tâm thế quan tâm, cởi mở, tìm tòi, khả năng lắng nghe và học hỏi. Nhờ đó sẽ giúp bạn nhận ra nguyên nhân và những giải pháp thiết thực nhằm đạt được kết quả.

Thêm một điều nữa, Học và hành (điều này tôi luôn mong được lưu ý ở mỗi khi bắt đầu chương trình)

"Nếu chỉ biết thì chưa đủ. Bạn cần phải vận dụng hiểu biết này vào thực tế, thực hành, tự- chiêm nghiệm, rút kinh nghiệm hoặc/ và cần sự hướng dẫn, góp ý của người coach. Theo thời gian và sự lặp lại thường xuyên, thói quen mới sẽ được hình thành. Bạn sẽ cảm nhận được sự thay đổi trong chính bạn, các mối quan hệ, và kết quả công việc.